![\"Fernando](\"http:\/\/internationalcoachingcommunity.com\/wp-content\/uploads\/fernandogil.jpg\")
Administraci\u00f3n del tiempo. Un factor clave en la optimizaci\u00f3n de los procesos del negocio<\/h2>\nAdministraci\u00f3n del tiempo. Un factor clave en la optimizaci\u00f3n de los procesos del negocio<\/h2>\nLas organizaciones en el mundo global actual requieren un perfil de profesional muy espec\u00edfico. Entre las competencias necesarias para enfrentar los retos actuales y sobre todo liderar el futuro empresarial est\u00e1n las siguientes: innovaci\u00f3n, trabajo en equipo, iniciativa, liderazgo, gesti\u00f3n en redes, orientaci\u00f3n a resultados, comportamiento \u00e9tico, entre otras. La orientaci\u00f3n a resultados no s\u00f3lo requiere un compromiso con alcanzar la meta (eficacia) si no tambi\u00e9n el alcanzarla en el menor tiempo posible y con el m\u00ednimo de recursos necesario (eficiencia). Alcanzar ambos, eficiencia y eficacia, implica priorizar la efectividad en el entorno empresarial. Esto es un requisito indispensable para mantenernos competitivos. El compromiso con la sostenibilidad y la responsabilidad social\/ambiental empresarial hacen que la empresa garantice su permanencia en el mercado en el largo plazo.<\/p>\n
<\/p>\n
Cuando hacemos menci\u00f3n a la eficiencia, la administraci\u00f3n \u00f3ptima de los tiempos y los procesos se convierte en una competencia fundamental.<\/p>\n
Cuando se les consulta a los ejecutivos por sus \u201cladrones del tiempo\u201d, esto es, aquello que les roba su tiempo en el d\u00eda a d\u00eda, la mayor\u00eda de ellos coincide en una serie de razones:
1.\u00a0\u00a0\u00a0 No tienen un sistema de administraci\u00f3n del tiempo (sistema de agenda y programaci\u00f3n personal y grupal).
2.\u00a0\u00a0\u00a0 Tienen demasiadas reuniones y consumen tiempo excesivo en ellas.
3.\u00a0\u00a0\u00a0 Les cuesta decir \u201cno\u201d, esto es, hay una falta de asertividad.
4.\u00a0\u00a0\u00a0 Hay demasiadas interrupciones.
5.\u00a0\u00a0\u00a0 No hay una cultura de trabajo en equipo lo que\u00a0 significa que no hay una consideraci\u00f3n por el otro, no teniendo en cuenta que un trabajo poco efectivo de una persona o \u00e1rea repercute en los resultados de otra.
6.\u00a0\u00a0\u00a0 No se manejan prioridades.
7.\u00a0\u00a0\u00a0 No se tienen procesos claros y definidos.
8.\u00a0\u00a0\u00a0 No se toman decisiones por falta de an\u00e1lisis o de informaci\u00f3n.<\/p>\n
Estos ocho causas de la mala gesti\u00f3n del tiempo terminan afectando la vida no s\u00f3lo laboral y los resultados sino tambi\u00e9n la vida personal del ejecutivo con los consiguientes problemas de divorcio, falta de atenci\u00f3n emocional a la pareja y a los hijos, estr\u00e9s, enfermedades terminales y sicosom\u00e1ticas, etc.<\/p>\n
Las mejores relaciones interpersonales son aquellas que tienen los mejores \u201cencuadres\u201d, como dicen los coaches. Los \u201cencuadres\u201d son los acuerdos previos y anticipados sobre los valores, las conductas deseables y la manera de hacer las cosas y entender la vida. En el mundo de las organizaciones, los mejores \u201cencuadres\u201d se llaman \u201cprocesos claros\u201d. Dados los niveles de presi\u00f3n por el resultado, por ganarle a la competencia y salir en el momento preciso al mercado, los ejecutivos y empleados en las empresas dedican poco tiempo a reflexionar y no se detienen a definir y asignar responsabilidades en las \u00e1reas grises de los procesos. Esta circunstancia termina consumiendo muchas horas dedicadas a reuniones para arreglar los errores, para re-procesos y para ponerse de acuerdo sobre c\u00f3mo operar ante determinada circunstancia. Si en las reuniones no se tiene una agenda espec\u00edfica, con tiempos para cada punto de la agenda, con un moderador que realmente gestione los tiempos y la interacci\u00f3n de los miembros del equipo, con un secretario de actas que apunte las responsabilidades y acuerdos y con horas de inicio y t\u00e9rmino que se respeten, las reuniones ser\u00e1n una fuente importante de consumo de tiempo y con resultados poco efectivos. Si los ejecutivos, luego de la reuni\u00f3n, no programan sus actividades a trav\u00e9s de un sistema de administraci\u00f3n del tiempo (agenda u otro), agendando las citas y las reuniones, planificando sus actividades en funci\u00f3n de prioridades y desde una perspectiva semanal, no podr\u00e1n cumplir de manera efectiva con las responsabilidades que le fueron asignadas y terminar\u00e1 afectando a otros en la cadena de valor. El resultado final ser\u00e1n clientes poco satisfechos y mal atendidos que preferir\u00e1n a la competencia.<\/p>\n
Una manera efectiva de gestionar el tiempo es asign\u00e1ndole un nombre a cada proyecto laboral (o personal), dedicarle unos minutos a identificar las acciones concretas para alcanzar el resultado en cada proyecto, programar las fechas en que las tareas deber\u00e1n culminarse, identificando si algunas de estas tareas se puede delegar y haciendo un seguimiento diario y semanal de las distintas actividades. En el Outlook, este sistema de gesti\u00f3n de tiempo se puede organizar de manera muy adecuada a trav\u00e9s de la opci\u00f3n Tareas, clasificando cada proyecto bajo el nombre de una Categor\u00eda y activando la pantalla para que la vista sea por Categor\u00edas. La revisi\u00f3n peri\u00f3dica es fundamental y esto debe asignarse en el calendario a una hora determinada cada d\u00eda y una vez por semana para la revisi\u00f3n semanal.<\/p>\n
Tambi\u00e9n suele ser \u00fatil la utilizaci\u00f3n de Gantts, a trav\u00e9s de un archivo en Excel, para organizar los proyectos y las actividades.<\/p>\n
Ante la permanente demanda por resultados y debido a los cambios en el mercado y dentro de la misma organizaci\u00f3n, a las tareas ya planificadas hay que a\u00f1adirle los imprevistos. Los gerentes, ante la considerable carga de trabajo, se ven obligados a delegar cada vez m\u00e1s en su gente. Muchas veces, las exigencias son tan fuertes que ni gerentes ni colaboradores se atreven a decir \u201cno\u201d ante una nueva tarea. Cuando finalmente \u00e9sta no se puede cumplir por la carga de trabajo y la falta de asertividad, la tensi\u00f3n aumenta a\u00fan m\u00e1s y la confianza en las relaciones se destruye porque alguien esperaba que otro cumpliera con cierto trabajo. Ante estas circunstancias, actuando muy responsablemente, la persona debe aprender a decir \u201cno\u201d. Para ello, es necesario identificar, en quien hace la demanda, qu\u00e9 es lo m\u00ednimo que estar\u00eda dispuesto a aceptar. Quien recibe la demanda deber\u00e1 decir \u201cNO\u201d, explicar por qu\u00e9, negociar, ofrecer aquello que s\u00ed est\u00e1 a su alcance, comprometerse con determinada fecha y esta vez s\u00ed cumplir.<\/p>\n
La mala administraci\u00f3n del tiempo tienen m\u00faltiples causas y, por lo tanto, una gesti\u00f3n efectiva del mismo requiere trabajar en m\u00faltiples frentes y soluciones. En la medida que cada miembro del equipo que conforma un proceso organizacional sea capaz de comprometerse a implementar varias de las propuestas de soluci\u00f3n a las causas arriba mencionadas los resultados empresariales ser\u00e1n superiores. Tambi\u00e9n se tendr\u00e1 un mayor equilibrio en la vida personal\/laboral y la motivaci\u00f3n y satisfacci\u00f3n en el puesto de trabajo ser\u00e1n superiores. Una vez se lleguen a acuerdos, hay que perseverar hasta que la gesti\u00f3n eficaz del tiempo se convierta en un h\u00e1bito. El rol del l\u00edder es fundamental por cuanto es quien tiene que inspirar a que se d\u00e9 todo este proceso y ser el ejemplo de cambio y consistencia.
{jcomments off}{fcomments}<\/p>\n
<\/p>\n
\u00a0<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
Administraci\u00f3n del tiempo. Un factor clave en la optimizaci\u00f3n de los procesos del negocio Por Fernando Gil Sanguineti, Trainer de ICC en Per\u00fa. Coach y Facilitador de Procesos de Desarrollo Organizacional, Fundador de Jamming. Presidente de la Asociaci\u00f3n Peruana de Coaching Las organizaciones en el mundo global actual requieren un perfil de profesional muy espec\u00edfico. […]<\/p>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":758,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"_et_pb_use_builder":"","_et_pb_old_content":"","_et_gb_content_width":"","footnotes":""},"categories":[30],"tags":[],"class_list":["post-300","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-resources"],"acf":[],"yoast_head":"\n