Fernando Gil - ICC Certified TrainerAdministraci贸n del tiempo. Un factor clave en la optimizaci贸n de los procesos del negocio

Por Fernando Gil Sanguineti, Trainer de ICC en Per煤.

Coach y Facilitador de Procesos de Desarrollo Organizacional, Fundador de Jamming. Presidente de la Asociaci贸n Peruana de Coaching

Las organizaciones en el mundo global actual requieren un perfil de profesional muy espec铆fico. Entre las competencias necesarias para enfrentar los retos actuales y sobre todo liderar el futuro empresarial est谩n las siguientes: innovaci贸n, trabajo en equipo, iniciativa, liderazgo, gesti贸n en redes, orientaci贸n a resultados, comportamiento 茅tico, entre otras. La orientaci贸n a resultados no s贸lo requiere un compromiso con alcanzar la meta (eficacia) si no tambi茅n el alcanzarla en el menor tiempo posible y con el m铆nimo de recursos necesario (eficiencia). Alcanzar ambos, eficiencia y eficacia, implica priorizar la efectividad en el entorno empresarial. Esto es un requisito indispensable para mantenernos competitivos. El compromiso con la sostenibilidad y la responsabilidad social/ambiental empresarial hacen que la empresa garantice su permanencia en el mercado en el largo plazo.

Cuando hacemos menci贸n a la eficiencia, la administraci贸n 贸ptima de los tiempos y los procesos se convierte en una competencia fundamental.

Cuando se les consulta a los ejecutivos por sus 鈥渓adrones del tiempo鈥, esto es, aquello que les roba su tiempo en el d铆a a d铆a, la mayor铆a de ellos coincide en una serie de razones:
1.聽聽聽 No tienen un sistema de administraci贸n del tiempo (sistema de agenda y programaci贸n personal y grupal).
2.聽聽聽 Tienen demasiadas reuniones y consumen tiempo excesivo en ellas.
3.聽聽聽 Les cuesta decir 鈥渘o鈥, esto es, hay una falta de asertividad.
4.聽聽聽 Hay demasiadas interrupciones.
5.聽聽聽 No hay una cultura de trabajo en equipo lo que聽 significa que no hay una consideraci贸n por el otro, no teniendo en cuenta que un trabajo poco efectivo de una persona o 谩rea repercute en los resultados de otra.
6.聽聽聽 No se manejan prioridades.
7.聽聽聽 No se tienen procesos claros y definidos.
8.聽聽聽 No se toman decisiones por falta de an谩lisis o de informaci贸n.

Estos ocho causas de la mala gesti贸n del tiempo terminan afectando la vida no s贸lo laboral y los resultados sino tambi茅n la vida personal del ejecutivo con los consiguientes problemas de divorcio, falta de atenci贸n emocional a la pareja y a los hijos, estr茅s, enfermedades terminales y sicosom谩ticas, etc.

Las mejores relaciones interpersonales son aquellas que tienen los mejores 鈥渆ncuadres鈥, como dicen los coaches. Los 鈥渆ncuadres鈥 son los acuerdos previos y anticipados sobre los valores, las conductas deseables y la manera de hacer las cosas y entender la vida. En el mundo de las organizaciones, los mejores 鈥渆ncuadres鈥 se llaman 鈥減rocesos claros鈥. Dados los niveles de presi贸n por el resultado, por ganarle a la competencia y salir en el momento preciso al mercado, los ejecutivos y empleados en las empresas dedican poco tiempo a reflexionar y no se detienen a definir y asignar responsabilidades en las 谩reas grises de los procesos. Esta circunstancia termina consumiendo muchas horas dedicadas a reuniones para arreglar los errores, para re-procesos y para ponerse de acuerdo sobre c贸mo operar ante determinada circunstancia. Si en las reuniones no se tiene una agenda espec铆fica, con tiempos para cada punto de la agenda, con un moderador que realmente gestione los tiempos y la interacci贸n de los miembros del equipo, con un secretario de actas que apunte las responsabilidades y acuerdos y con horas de inicio y t茅rmino que se respeten, las reuniones ser谩n una fuente importante de consumo de tiempo y con resultados poco efectivos. Si los ejecutivos, luego de la reuni贸n, no programan sus actividades a trav茅s de un sistema de administraci贸n del tiempo (agenda u otro), agendando las citas y las reuniones, planificando sus actividades en funci贸n de prioridades y desde una perspectiva semanal, no podr谩n cumplir de manera efectiva con las responsabilidades que le fueron asignadas y terminar谩 afectando a otros en la cadena de valor. El resultado final ser谩n clientes poco satisfechos y mal atendidos que preferir谩n a la competencia.

Una manera efectiva de gestionar el tiempo es asign谩ndole un nombre a cada proyecto laboral (o personal), dedicarle unos minutos a identificar las acciones concretas para alcanzar el resultado en cada proyecto, programar las fechas en que las tareas deber谩n culminarse, identificando si algunas de estas tareas se puede delegar y haciendo un seguimiento diario y semanal de las distintas actividades. En el Outlook, este sistema de gesti贸n de tiempo se puede organizar de manera muy adecuada a trav茅s de la opci贸n Tareas, clasificando cada proyecto bajo el nombre de una Categor铆a y activando la pantalla para que la vista sea por Categor铆as. La revisi贸n peri贸dica es fundamental y esto debe asignarse en el calendario a una hora determinada cada d铆a y una vez por semana para la revisi贸n semanal.

Tambi茅n suele ser 煤til la utilizaci贸n de Gantts, a trav茅s de un archivo en Excel, para organizar los proyectos y las actividades.

Ante la permanente demanda por resultados y debido a los cambios en el mercado y dentro de la misma organizaci贸n, a las tareas ya planificadas hay que a帽adirle los imprevistos. Los gerentes, ante la considerable carga de trabajo, se ven obligados a delegar cada vez m谩s en su gente. Muchas veces, las exigencias son tan fuertes que ni gerentes ni colaboradores se atreven a decir 鈥渘o鈥 ante una nueva tarea. Cuando finalmente 茅sta no se puede cumplir por la carga de trabajo y la falta de asertividad, la tensi贸n aumenta a煤n m谩s y la confianza en las relaciones se destruye porque alguien esperaba que otro cumpliera con cierto trabajo. Ante estas circunstancias, actuando muy responsablemente, la persona debe aprender a decir 鈥渘o鈥. Para ello, es necesario identificar, en quien hace la demanda, qu茅 es lo m铆nimo que estar铆a dispuesto a aceptar. Quien recibe la demanda deber谩 decir 鈥淣O鈥, explicar por qu茅, negociar, ofrecer aquello que s铆 est谩 a su alcance, comprometerse con determinada fecha y esta vez s铆 cumplir.

La mala administraci贸n del tiempo tienen m煤ltiples causas y, por lo tanto, una gesti贸n efectiva del mismo requiere trabajar en m煤ltiples frentes y soluciones. En la medida que cada miembro del equipo que conforma un proceso organizacional sea capaz de comprometerse a implementar varias de las propuestas de soluci贸n a las causas arriba mencionadas los resultados empresariales ser谩n superiores. Tambi茅n se tendr谩 un mayor equilibrio en la vida personal/laboral y la motivaci贸n y satisfacci贸n en el puesto de trabajo ser谩n superiores. Una vez se lleguen a acuerdos, hay que perseverar hasta que la gesti贸n eficaz del tiempo se convierta en un h谩bito. El rol del l铆der es fundamental por cuanto es quien tiene que inspirar a que se d茅 todo este proceso y ser el ejemplo de cambio y consistencia.
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