Administración del tiempo. Un factor clave en la optimización de los procesos del negocio
Por Fernando Gil Sanguineti, Trainer de ICC en Perú.
Coach y Facilitador de Procesos de Desarrollo Organizacional, Fundador de Jamming. Presidente de la Asociación Peruana de Coaching
Las organizaciones en el mundo global actual requieren un perfil de profesional muy específico. Entre las competencias necesarias para enfrentar los retos actuales y sobre todo liderar el futuro empresarial están las siguientes: innovación, trabajo en equipo, iniciativa, liderazgo, gestión en redes, orientación a resultados, comportamiento ético, entre otras. La orientación a resultados no sólo requiere un compromiso con alcanzar la meta (eficacia) si no también el alcanzarla en el menor tiempo posible y con el mínimo de recursos necesario (eficiencia). Alcanzar ambos, eficiencia y eficacia, implica priorizar la efectividad en el entorno empresarial. Esto es un requisito indispensable para mantenernos competitivos. El compromiso con la sostenibilidad y la responsabilidad social/ambiental empresarial hacen que la empresa garantice su permanencia en el mercado en el largo plazo.
Cuando hacemos mención a la eficiencia, la administración óptima de los tiempos y los procesos se convierte en una competencia fundamental.
Cuando se les consulta a los ejecutivos por sus “ladrones del tiempo”, esto es, aquello que les roba su tiempo en el día a día, la mayoría de ellos coincide en una serie de razones:
1. No tienen un sistema de administración del tiempo (sistema de agenda y programación personal y grupal).
2. Tienen demasiadas reuniones y consumen tiempo excesivo en ellas.
3. Les cuesta decir “no”, esto es, hay una falta de asertividad.
4. Hay demasiadas interrupciones.
5. No hay una cultura de trabajo en equipo lo que significa que no hay una consideración por el otro, no teniendo en cuenta que un trabajo poco efectivo de una persona o área repercute en los resultados de otra.
6. No se manejan prioridades.
7. No se tienen procesos claros y definidos.
8. No se toman decisiones por falta de análisis o de información.
Estos ocho causas de la mala gestión del tiempo terminan afectando la vida no sólo laboral y los resultados sino también la vida personal del ejecutivo con los consiguientes problemas de divorcio, falta de atención emocional a la pareja y a los hijos, estrés, enfermedades terminales y sicosomáticas, etc.
Las mejores relaciones interpersonales son aquellas que tienen los mejores “encuadres”, como dicen los coaches. Los “encuadres” son los acuerdos previos y anticipados sobre los valores, las conductas deseables y la manera de hacer las cosas y entender la vida. En el mundo de las organizaciones, los mejores “encuadres” se llaman “procesos claros”. Dados los niveles de presión por el resultado, por ganarle a la competencia y salir en el momento preciso al mercado, los ejecutivos y empleados en las empresas dedican poco tiempo a reflexionar y no se detienen a definir y asignar responsabilidades en las áreas grises de los procesos. Esta circunstancia termina consumiendo muchas horas dedicadas a reuniones para arreglar los errores, para re-procesos y para ponerse de acuerdo sobre cómo operar ante determinada circunstancia. Si en las reuniones no se tiene una agenda específica, con tiempos para cada punto de la agenda, con un moderador que realmente gestione los tiempos y la interacción de los miembros del equipo, con un secretario de actas que apunte las responsabilidades y acuerdos y con horas de inicio y término que se respeten, las reuniones serán una fuente importante de consumo de tiempo y con resultados poco efectivos. Si los ejecutivos, luego de la reunión, no programan sus actividades a través de un sistema de administración del tiempo (agenda u otro), agendando las citas y las reuniones, planificando sus actividades en función de prioridades y desde una perspectiva semanal, no podrán cumplir de manera efectiva con las responsabilidades que le fueron asignadas y terminará afectando a otros en la cadena de valor. El resultado final serán clientes poco satisfechos y mal atendidos que preferirán a la competencia.
Una manera efectiva de gestionar el tiempo es asignándole un nombre a cada proyecto laboral (o personal), dedicarle unos minutos a identificar las acciones concretas para alcanzar el resultado en cada proyecto, programar las fechas en que las tareas deberán culminarse, identificando si algunas de estas tareas se puede delegar y haciendo un seguimiento diario y semanal de las distintas actividades. En el Outlook, este sistema de gestión de tiempo se puede organizar de manera muy adecuada a través de la opción Tareas, clasificando cada proyecto bajo el nombre de una Categoría y activando la pantalla para que la vista sea por Categorías. La revisión periódica es fundamental y esto debe asignarse en el calendario a una hora determinada cada día y una vez por semana para la revisión semanal.
También suele ser útil la utilización de Gantts, a través de un archivo en Excel, para organizar los proyectos y las actividades.
Ante la permanente demanda por resultados y debido a los cambios en el mercado y dentro de la misma organización, a las tareas ya planificadas hay que añadirle los imprevistos. Los gerentes, ante la considerable carga de trabajo, se ven obligados a delegar cada vez más en su gente. Muchas veces, las exigencias son tan fuertes que ni gerentes ni colaboradores se atreven a decir “no” ante una nueva tarea. Cuando finalmente ésta no se puede cumplir por la carga de trabajo y la falta de asertividad, la tensión aumenta aún más y la confianza en las relaciones se destruye porque alguien esperaba que otro cumpliera con cierto trabajo. Ante estas circunstancias, actuando muy responsablemente, la persona debe aprender a decir “no”. Para ello, es necesario identificar, en quien hace la demanda, qué es lo mínimo que estaría dispuesto a aceptar. Quien recibe la demanda deberá decir “NO”, explicar por qué, negociar, ofrecer aquello que sí está a su alcance, comprometerse con determinada fecha y esta vez sí cumplir.
La mala administración del tiempo tienen múltiples causas y, por lo tanto, una gestión efectiva del mismo requiere trabajar en múltiples frentes y soluciones. En la medida que cada miembro del equipo que conforma un proceso organizacional sea capaz de comprometerse a implementar varias de las propuestas de solución a las causas arriba mencionadas los resultados empresariales serán superiores. También se tendrá un mayor equilibrio en la vida personal/laboral y la motivación y satisfacción en el puesto de trabajo serán superiores. Una vez se lleguen a acuerdos, hay que perseverar hasta que la gestión eficaz del tiempo se convierta en un hábito. El rol del líder es fundamental por cuanto es quien tiene que inspirar a que se dé todo este proceso y ser el ejemplo de cambio y consistencia.
{jcomments off}{fcomments}